Çalışma Usul ve Esasları

MALİ HİZMETLER UZMANLARI DERNEĞİ 

YÖNETİM KURULU İLE ÇALIŞMA GRUPLARI

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 — Bu Usul ve Esasların amacı, Mali Hizmetler Uzmanları Derneği Yönetim Kurulunun çalışma usul ve esasları ile Dernek bünyesindeki Çalışma Gruplarının oluşumunu ve çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Dayanak

Madde 2 — Bu Usul ve Esaslar, Mali Hizmetler Uzmanları Derneği Tüzüğü’nün 26. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 3 — Bu Usul ve Esaslarda geçen;

Çalışma Grubu: Araştırma ve değerlendirme yapılmasına ihtiyaç duyulan alanlarda çalışmalar yapmak üzere Yönetim Kurulu Kararıyla oluşturulan devamlı veya geçici grupları,

Dernek: Mali Hizmetler Uzmanları Derneğini,

Grup Başkanı: Çalışma Grubu Başkanını,

Grup Üyesi: Çalışma Grubu üyesini,

Tüzük: Mali Hizmetler Uzmanları Derneği Tüzüğünü,

Uzman: Mali Hizmetler Uzmanını,

Uzman Yardımcısı: Mali Hizmetler Uzman Yardımcısını,

Üye: Yönetim Kurulu Üyesi kişilerden her birini,

Yönetim Kurulu: Mali Hizmetler Uzmanları Derneği Yönetim Kurulu’nu,

 ifade eder. 

İKİNCİ BÖLÜM

Yönetim Kurulu Görev Dağılımı 

Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri 

Madde 4 - Mali Hizmetler Uzmanları Derneği’nin yürütme organı olan Yönetim Kurulunun görev ve yetkileri şunlardır:

·         Dernek faaliyetlerini amaçları doğrultusunda ilgili yönetmelik ve tüzük hükümlerine göre yürütmek, bu hususta gereken kararları almak ve bunları uygulamak,

·         Genel Kurul kararlarını uygulamak,

·         Derneğin yıllık çalışmalarına ait raporu, bilanço ve gelir gider hesabını, gelecek döneme ait bütçeyi hazırlamak ve Genel Kurula sunmak,

·         Derneğin defter ve kayıtlarını tutmak,

·         Üyeler hakkında üyeliğe kabul ve çıkarılma kararı almak,

·         Genel Kurulu toplantıya çağırmak,

·         Yasaların verdiği olanak ve yetki çerçevesinde ve Genel Kurul kararları doğrultusunda gayrimenkulleri almak,

·         Genel Kuruldan aldığı yetki ile derneğin ihtiyacı olan menkulleri almak,

·         Mevzuatın kendisine verdiği diğer yetkileri kullanmak,

 

Yönetim Kurulu, iki yıl için seçilen dokuz üyeden oluşur. Yönetim Kurulu, seçimden sonra bir hafta içinde en yaşlı üyenin başkanlığında toplanarak gizli oyla Genel Başkan seçer. Genel Başkan, Genel Sekreter,  Basın Sekreteri,   Sosyal İşler Sekreteri, Müşavir, Koordinatör ile Üyeler ve diğer işlerden Sorumlu Koordinatörler (2 Üye) belirleyerek görev dağılımı yapar.

 

Yönetim Kurulu asil üyelerinden görev dolayısıyla Ankara dışında bulunmak zorunda kalanlar hariç olmak üzere, üst üste üç Yönetim Kurulu toplantısına katılmayanların Yönetim Kurulu üyeliği kendiliğinden düşer. Boşalan Yönetim Kurulu asil üyeliklerine sırasıyla yedek üyeler çağrılır. Yedek üyeler, yerine geçtikleri asil üyenin süresini doldurur. Yönetim Kurulu üye sayısı, boşalmalar nedeniyle yedeklerin de çağrılmasından sonra üye tam sayısının yarısından aşağı düşerse mevcut Yönetim Kurulu bir ay içinde Genel Kurulu toplantıya çağırır.

 

Genel Kurulda alınan kararlar Yönetim Kurulu kararıyla kısıtlanamaz.

 Yönetim Kurulu Görev Dağılımı 

Madde 5 — Yönetim Kurulu üyelerinin görevleri aşağıda belirtilmiştir. 

Genel Başkan:

·        Yönetim Kuruluna başkanlık yapar.

·        Derneği kaza-i veya idari her düzeydeki merci nezdinde temsil eder.

·        Derneğin her türlü yazışmalarını ve işlemlerini imzalar.

·        Yönetim Kurulu kararlarının yaşama geçirilmesini denetler.

·        Başkan, bu yetkilerinin bir kısmını veya tamamını Yönetim Kurulu üyelerinden bir veya birkaçına verebilir.

·        Derneğin faaliyet ve çalışmalarını denetler, düzenler ve yönlendirir.

·        Yönetim Kurulunun saptadığı miktar uyarınca avansı üzerinde bulundurur ve bundan gerekli harcamayı yapar.

·        Mevzuatların ve Dernek tüzüğünün kendisine verdiği diğer işleri yapar. 

 

Genel Sekreter:

·         Yönetim Kurulu kararlarını yürütür.

·         Genel Başkanın geçici veya süresiz ayrılmalarında, Genel Başkanın tüm yetki ve görevlerini üstlenir.

·         Derneğin büro işlerini ve yazışmalarını yürütür, karar defterini tutar.

·         Yönetim Kurulu toplantılarının gündemini başkan ile beraber hazırlar ve üyelere gönderir, Yönetim Kurulu toplantılarının yapılması için gerekli her türlü hazırlığın yapılmasını sağlar.

·         Yönetim Kurulu üyelerinin iletişim bilgilerini tutar ve günceller.

·         Kabul edilebilir mazereti olmaksızın üst üste üç toplantıya katılmayan üyenin görevinden ayrılmış sayılması halinde yedek üyeyi göreve davet eder.

·         Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.  

 

Genel Sayman:

·        Dernek gelirleri ve alacaklarını tahsil eder, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade eder, her türden gelirler ile alacaklarının zamanında ve tam olarak tahsil edilmesi için gerekli çalışmaları yapar.

·        Para veya parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri alır, saklar ve ilgililere verir veya gönderir.

·        Derneğin mali nitelikli faaliyetleri nedeniyle tutulması zorunlu dosyaları ve defterleri tabi olduğu mevzuata uygun olarak bizzat tutar.

·         Derneğin mali nitelikli işlemleri dolayısı ile her türlü kurum ve kuruluş nezdinde takip edilmesi gereken işlemleri bizzat takip eder, verilmesi gereken bildirim veya beyannameleri verir.

·         Dernek adına düzenli olarak yapılması gereken ödemeleri yapar ve bunlara ilişkin gider belgelerini muhafaza eder.

·         Yönetim kurulu kararı alınması beklenilemeyecek zorunlu ve acil durumlarda harcamaları yaparak gider belgeleri ile birlikte ilk yönetim kurulu toplantısında karara bağlanmak üzere yönetim kuruluna belgeleri sunar.

·         Yönetim kurulu kararına istinaden yapılması gereken harcamaları, Genel Başkan ve Genel sekreter tarafından imzalanacak ekte örneği bulunan harcama onayına dayanarak yapar.

·         Kasa ihtiyacı olarak her yılın ilk Yönetim Kurulu toplantısında yönetim kurulunca belirlenecek tutarı üzerinde bulundurur ve gerekli harcamaları buradan yapar.

·         Demirbaş defterini ve taşınır ve taşınmaz kayıtlarını tutar,  muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri muhafaza eder ve denetime hazır bulundurur.

·                     Bilânço, gelir tablosu ve yıllık hedeflere göre bütçe tasarısını hazırlar.

·                     İhtiyaçları etkin, verimli ve zamanında karşılar.

·         Dernek hesaplarını göreve başladığında devralır, görev bitiminde yeni saymana devreder.

·                     Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.

Basın Sekreteri:

·         Derneğin, resmi ve özel kurumlar ile basınla ilişkilerini sağlar. Basında çıkan haberleri derleyerek Yönetim Kuruluna bilgi sunar.

·         Dernek resmi web sitesini yönetir ve gerekli güncellemelerin yapılmasını sağlar.

·         Dernek Faaliyet Raporunu hazırlar.

·         Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.  

Sosyal İşler Sekreteri:

·         Derneğin sosyal tesis ve faaliyetlerini Yönetim Kurulunun kararları doğrultusunda yönetir.

·         Dernek Yönetim Kurulunca kararlaştırılan sosyal faaliyetler konusunda çalışmalar yapar.

·         Derneğin düzenleyeceği eğlence, gezi, konferans, seminer, balo, panel, eğitim vs. işlerini yürütmekle görevlidir. Bu faaliyetlerde gerekli koordinasyon ve organizasyon çalışmalarını yürütür. 

·         Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.  

Müşavir:

·         Derneğin hukuki işlemlerinde mütalaa hazırlar.

·         Dernekler Mevzuatı ve diğer ilgili mevzuat değişikliklerini takip ederek gerektiğinde Yönetim Kuruluna bilgi sunar.

·         Dernek komisyonlarının koordinatörlüğünü yapar.

·         Komisyonlarca hazırlanan raporlara son şeklini vererek Yönetim Kuruluna sunar.

·         Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.  

 Koordinatör:

·         Yönetim Kurulunun özel ve kamu kuruluşlarıyla olan toplantı, seminer v.b. faaliyetlerine katılır ve bu alandaki faaliyetleri koordine ederek Yönetim Kuruluna bilgiler sunar.

·         Kamu veya özel sektör kuruluşlarına yapılacak ziyaretlerin planlamasını yaparak Yönetim Kuruluna sunar.

·         Üyeler arasındaki ilişkilerin gelişmesini sağlar.

·         Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.

   

Üyeler ve Diğer İşlerden Sorumlu Koordinatörler:  

 

·         Üyeliğe kabul ve üyelikten çıkma/çıkarılma işlemlerini yürüterek bu konudaki üye taleplerini Yönetim Kuruluna iletir ve alınan kararları uygularlar.

·         Üyelerden gelen talepleri derleyerek Yönetim Kuruluna sunarlar.

·         Derneğin üye sayısının artırılması için dernek üyesi olmayan uzmanları ve uzman yardımcıları nezdinde gerekli çalışmaları yürütürler.

·         Üye kayıt defterini ve dernek üyelerinin iletişim bilgilerini tutar ve güncel kalmasını sağlarlar.

·         Dernek üyelerinin iletişim bilgilerini tutar ve güncel kalmasını sağlarlar.

·         Yönetim Kurulu tarafından verilecek diğer görevleri yaparlar.

 

 Gerektiğinde ve görev verildiğinde her yönetim kurulu üyesi, diğer üyelerin görev alanına giren konularda da çalışma yapmakla yükümlüdür.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Yönetim Kurulu Toplantı ve Çalışma Usul Esasları 

 

Olağan Toplantılar

Madde 6 – Yönetim Kurulu olağan toplantıları her ayın son Perşembe günü gündemli olarak gerçekleştirilir. Tüm Yönetim Kurulu üyeleri ile talep olması halinde Çalışma Grubu Başkanları olağan toplantıdan en az yedi gün önce gündem önerilerini Genel Sekretere bildirirler. Genel Sekreter bu önerileri konsolide ederek ve düzenleyerek toplantı gündemini Genel Başkan ile birlikte belirler ve toplantıdan en az beş gün önce tüm Yönetim Kurulu üyelerine bildirir, gerekli hazırlıkları yapmalarını talep eder. Toplantı yeri ve zamanı da üyelere bildirilir. Özel mazeretleri nedeniyle toplantıya katılamayacak üyeler toplantı gününden önce, uygun bir zamanda, katılamayacaklarını Genel Sekretere bildirirler. Yönetim Kurulu salt çoğunlukla toplanır. Toplantı Genel Başkan tarafından (toplantıya katılamaması halinde Genel Sekreter tarafından) başlatılır ve gündeme alınan konular sırasıyla görüşülerek karara bağlanır. Toplantı sırasında üyelerin teklif edeceği gündem dışı konular da görüşülmesinde fayda olması halinde görüşülebilir. Karar yeter sayısı toplantıda hazır bulunan üyelerin yarıdan fazlasıdır. Eşitlik olması halinde Genel Başkanın (toplantıya katılamaması halinde Genel Sekreterin) bulunduğu tarafın kararı geçerlidir. Toplantıya katılamayan üyenin yerine oy kullanılamaz. Kararlarda çekimser kalınamaz. Karar defteri Genel Sekreter tarafından tutulur. Kararlar mümkün olduğunca toplantı sona ermeden, olmaması halinde ise toplantıyı takip eden zamanda deftere işlenerek uygun bir zamanda üyelerin imzası alınır. Çoğunluk kararına aykırı görüşte olan üyelerin karşı oy gerekçeleri karar altında özet olarak gösterilebilir. Toplantılarda alınan önemli kararların özetleri (Gizli kalmasına karar verilenler dışındakiler) Dernek web sitesinde yayımlanabilir. Alınan kararların uygulanmasıyla ilgili üyeler yazılı veya sözlü önerge verebilirler.

 

Olağanüstü Toplantılar

Madde 7 – Olağan toplantı zamanının beklenmesine fırsat olmayan dönemlerde veya herhangi bir üyenin gerek duyması halinde, Yönetim Kurulunun toplantıya çağrılması Genel Sekreterden talep edilebilir. Genel Sekreter üyelerle gerekli iletişimi sağlayarak uygun bir zamanda toplantının gerçekleştirilmesini sağlar. Ancak, üyelerle yapılacak görüşmenin ardından, Genel Başkan ve Genel Sekreter tarafından olağanüstü toplantıya gerek olmadığı kararı alınırsa olağanüstü toplantı teklif eden üyenin teklif ettiği konu bir sonraki olağan toplantı gündemine alınır ve durum talepte bulunan üyeye uygun yollarla bildirilir. Olağanüstü toplantıların gerçekleştirilme usulü ve sonuçlarına ilişkin işlemler de altıncı maddede belirtilen olağan toplantı usulüne tabidir. Genel Başkan veya Genel Sekreterin mazeretleri nedeniyle katılamamaları durumunda olağan toplantılar uygun bir zamanda yapılmak üzere ertelenir ve durum üyelere bildirilir. Ancak, Genel Başkan ve Genel Sekreterin her ikisinin de Ankara’da bulunmadığı ve acil olarak olağanüstü toplantı yapılması gereken durumlarda, Yönetim Kurulu Genel Başkana bilgi vererek en yaşlı üyenin başkanlığında toplanabilir. Bu durumda, Esas ve Usullerin toplantılarla ilgili maddelerinde Genel Başkan veya Genel Sekretere yapılan atıflar o toplantı için en yaşlı üyeye yapılmış sayılır.  

 

Toplantılara Yönetim Kurulu Dışından Kişilerin Davet Edilmesi

Madde 8 – Yönetim Kurulu, toplantı gündemlerinin ortaya çıkaracağı ve özel bilgi gerektiren konularda gerçek ve tüzel kişileri bilgilerinden faydalanmak amacıyla toplantılara davet edebilir. Yönetim Kurulu üyesi olmayan Dernek üyeleri de toplantılara davet edilebilirler. Toplantıya gündem önerisinde bulunan ve önerisi kabul edilen Çalışma Grubu Başkanı da ilgili toplantıya katılır. Ancak, bu sayılanların toplantılarda oy hakkı bulunmaz.    

 

Yönetim Kurulu Üyeleri Bilgi Paylaşımı  ve İletişim Esasları

Madde 9 – Yönetim Kurulu üyelerinin iletişim bilgileri Genel Sekreter tarafından tutulur ve güncellenir. Yönetim Kurulu üyeleri, iş ve cep telefonu numaraları ile sürekli kullanacakları e-posta adresi bilgilerini ve bunlarda meydana gelecek değişiklikleri Genel Sekretere bildirirler. Genel Sekreter de bu bilgileri tüm yönetim kurulu üyelerine bildirir. Yönetim Kurulu üyelerinin tümünü ilgilendiren konularda belge-bilgi alışverişi için, Genel Sekretere bildirilen e-posta adresleri esas alınır. Tüm üyeler bildirdikleri e-posta adreslerine diğer üyelerden gelen posta olup olmadığını kontrol etmekle yükümlüdür.

 

Kamu veya Özel Sektör Kuruluşlarına Yapılacak Ziyaretler

Madde 10 – Kamu veya özel sektör kuruluşlarına belirli bir düzen içerisinde yapılacak ziyaretlerin planlaması Koordinatör tarafından yapılır ve Yönetim Kurulu toplantılarında görüşülerek karara bağlanır. Yapılacak Planda, ziyaret gerekçeleri ile Yönetim Kurulu adına ortaya konacak görüş ve öneriler ana hatlarıyla belirtilir. Ayrıca ziyareti gerçekleştirecek üyelerin isimleri de Planda yer alır. Olağan ziyaretler dışında veya acil durumlarda Yönetim Kurulu adına gerçekleştirilecek ziyaretler ve iletilecek görüş ve öneriler daha sonra Yönetim Kurulu Kararı almak üzere gerçekleştirilebilir. Ancak, iletilecek görüşler ana hatlarıyla ve uygun yollarla ziyareti gerçekleştirecek üye/üyeler tarafından diğer üyelere bildirilir. Ziyaret sonucunda ortaya çıkan görüş, öneri ve yapılması gereken faaliyetler konusunda, olağan veya olağanüstü toplantılarda Yönetim Kuruluna bilgi sunulur. Ayrıca, belirli bir plan dahilinde Ankara ili içerisinde veya başka illerde görev yapmakta olan Uzman ve Uzman Yardımcıları ile görev yaptıkları Kurumlara Yönetim Kurulu arasında görev paylaşımı yapılarak ziyaretler gerçekleştirilebilir. Bu ziyaretler de, yukarda belirtilen usule tabidir. Ziyaretler sonucunda, ziyarete ilişkin gerekli görülen bilgiler web sitesinde yayımlanır.

 

Dernek Web Sitesinin Yönetimi ve Basınla İlişkiler

Madde 11 – Dernek web sitesinin yönetimi Basın Sekreteri tarafından gerçekleştirilir. Web sitesinde; Dernek Tüzüğü, Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerine ilişkin bilgiler, Derneğin iletişim ve banka bilgileri, Dernek üyeliğine giriş için gerekli formlar ve açıklamalar, Dernek üyelerine ilişkin bazı bilgiler, faaliyet raporları, bütçe ve kesin hesaba ilişkin bilgiler, gerçekleştirilmesi planlanan etkinlikler ile gerçekleştirilen etkinliklere ilişkin sonuçlar, Yönetim Kurulu toplantılarında alınan bazı kararların özetleri, çalışma grupları ve çalışmalarına ilişkin bilgiler, yayımlanması uygun görülen makale vb. yayınlar ile Yönetim Kurulunca gerek görülecek diğer bilgiler yer alır. Sitede Forum bölümü açılması da Yönetim Kurulu kararıyla mümkündür. Forum bölümü açılması halinde, bunun uzman ve uzman yardımcılarının kendi aralarında dernek faaliyetleri veya mesleki faaliyetlerle ilgili görüş alışverişinde bulunmaları amacına hizmet etmesi hususu gözetilir. Mesleki olmayan görüş ve önerilerin paylaşılmasına izin verilmez. Basın Sekreteri veya Yönetim kurulunca görevlendirilecek üye/üyeler bunun izlemesini gerçekleştirir. Sitede yer alan bilgi ve belgelerin sürekli güncel tutulmasına özen gösterilir. Dernek üyeleri ile sağlanacak iletişimde sitenin ve sitede yer alan Dernek üye iletişim bilgilerinin (e-posta) kullanılması esastır.  Bu nedenle, Üyelerden Sorumlu Koordinatörlerin tuttukları ve güncelledikleri üye iletişim bilgileri esas alınarak Sitede de gerekli güncellemeler yapılır. Dernek web sitesinde Yönetim Kurulu adına yapılacak her türlü açıklama Yönetim Kurulu kararı üzerine yapılabilir. Dernek Web sitesinin yönetimi konusunda Yönetim Kurulu Kararıyla özel sektörde faaliyet gösteren gerçek ve tüzel kişilerden de karşılığı ödenmek üzere danışmanlık ve destek hizmetleri alınabilir. Basın bildiri ve açıklamaları da Yönetim Kurulu kararlarına istinaden Genel Başkan veya uygun görülecek üyeler tarafından yapılır. Yönetim Kurulu Kararıyla Derneğin tanıtımına yönelik broşür, el kitabı, etkinlik sonuçları vb. dokümanlar yayımlanabilir. Ayrıca, Yönetim Kurulu tarafından mesleki konularda kitap ve dergi gibi basılı yayınlar çıkartılmasına karar verilebilir. Bu faaliyetlerinin koordinasyonu da Basın Sekreteri, Koordinatör ve Sosyal İşler Sekreteri tarafından gerçekleştirilir.  

 

Gelirler, Harcamalar ve Muhasebe İşlemleri

Madde 12 -- 

a) Gelirler:

Giriş aidatları, üyelik aidatları, alınan bağış  ve yardımlar, reklam gelirleri ile dernek iktisadi işletmesinden aktarılan tutarlardan oluşur.

 

b) Harcamalar: 

 

a)      Düzenli Harcamalar: Dernek merkezi kira ödemesi ile kiralanan taşınmaza ait depozito ile su, elektirik v.b. abonelik ödemeleri, dernek merkezinin elektrik, su, telefon, faks hattı, internet erişim bedeli aylık ödemeleri ve doğalgaz giderleri, dernek merkezi aidat giderleri, Yönetim Kurulu ile yönetim kurulu kararında belirtilen tutarda çalışma gruplarının toplantı giderleri, dernek merkezinin küçük çaplı bakım ve onarım giderleri, vergi ve stopaj ödemeleri, posta giderleri, dernekler yönetmeliği gereğince tutulması zorunlu belge ve defterlerin basım bedelleri ve benzeri ödemelerdir. Bu nitelikteki ödemeler yönetim kurulu kararı aranmaksızın Genel Sayman tarafından ödenir.

b)      Düzenli Olmayan Harcamalar: Yönetim kurulu üyelerince herhangi bir faaliyetin yerine getirilmesi amacıyla acilen ortaya çıkan veya zorunlu olarak yapılması gereken harcamalardır. Bu türden harcamalar sayman veya faaliyeti yerine getiren Yönetim Kurulu üyesi tarafından yapılır. Harcamanın kabul edilebilmesi için usulüne uygun belgelendirilmesi ve örneği ekte bulunan genel başkan ve genel sekreter tarafından imzalanacak harcama onayı gereklidir. Bu harcamalar için düzenlenecek harcama onay belgesinde; Yönetim Kurulu Kararına ilişkin bilgilere değil, faaliyete ilişkin bilgilere yer verilmesi gerekmektedir. Bu türden harcamalar hakkında harcamanın yapıldığı tarihi takip eden ilk yönetim kurulu toplantısında Yönetim Kurulu bilgilendirilir.

c)      Yönetim Kurulu Kararı Gereğince Yapılacak Harcamalar: Yönetim kurulu kararı gereğince herhangi bir faaliyetin yerine getirilmesi amacıyla yapılan harcamalardır. Bu tür harcamalar sayman veya faaliyeti yerine getiren Yönetim Kurulu üyeleri tarafından yapılır. Harcamanın kabul edilebilmesi için usulüne uygun belgelendirilmesi ve örneği ekte bulunan genel başkan ve genel sekreter tarafından imzalanacak harcama onayı gereklidir.

 

Genel Sayman her yılın ilk yönetim kurulu toplantısında belirlenen tutarı kasa mevcudu olarak üzerinde bulundurur. Ödemeleri kasa mevcudundan nakit veya banka hesabından alacaklının banka hesabına aktarmak suretiyle yapar.

 

Yönetim kurulu üyelerine yönetim kurulu kararı ile belirlenecek işler ve tutar dâhilinde ön ödeme yapılabilir. Bu ön ödemelerin faaliyetin sona ermesini müteakip en geç 20 gün içerisinde gider belgeleri ile birlikte saymana ibraz edilmesi gerekir.

 

Sayman dışındaki yönetim kurulu üyelerince yapılan “Düzenli Olmayan Harcamalar”  ile “Yönetim Kurulu Kararı Gereğince Yapılacak Harcamalar”  ın gerekçeleri ve gider belgeleri de belge tarihinden itibaren 20 gün içerisinde Genel Saymana sunulur. Genel Sayman belgelerin kontrolü, harcama onayı belgesinin düzenlenmesi, ilgili üyeye ödemenin yapılması veya ödemenin reddedildiğinin bildirilmesi gibi işlemleri gerçekleştirir

 

Harcamaların fatura, perakende satış fişi, yazarkasa fişi, giriş ve yolcu taşıma bileti, serbest meslek makbuzu, kamu kurumlarınca düzenlenen alındı  ve bu nitelikteki belgeler ile, bu belgeleri düzenlemek zorunda olmayan kişilerden yapılacak alımlar için gider pusulası ile belgelendirilmesi zorunludur.

 

Defterler ile muhasebe kayıtları yürürlükteki mali mevzuat gereğince tutulur. Kamu idareleri nezdinde verilmesi gereken beyanname veya bildirimler sayman tarafından veya belirlenecek mali müşavir aracılığı ile yerine getirilir.

 

Dernek kaynaklarının yatırıma sevk edilmesi, Yönetim Kurulu kararınca belirlenecek araçlar doğrultusunda Saymanca yapılır.

 

Eğitim ve Sosyal Faaliyetler

Madde 13 – Eğlence, gezi, konferans, seminer, panel, balo gibi etkinlikler Yönetim Kurulu kararı üzerine gerçekleştirilir. Aynı şekilde Yönetim Kurulu kararı üzerine eğitim faaliyetleri de gerçekleştirilebilir. Eğitim ve sosyal etkinliklerin içeriğinin ve türünün belirlenmesinde dernek üyelerinin talep ve görüşleri ile mevcut olması halinde ilgili eğitime ilişkin mevzuat esas alınır. Bu faaliyetlerde gerekli organizasyon ve koordinasyon Sosyal İşleri Sekreteri tarafından sağlanır. Eğitim ve sosyal etkinliklerin gerçekleştirilmesini müteakip, uygun görülen eğitim dokümanları ve etkinliklere ilişkin bilgiler Dernek web sitesinde yayımlanır.   

Yazışmalar

Madde 14 – Derneğe ilişkin her türlü yazışmalar ve belgeler Genel Başkan veya Genel Sekreter ile diğer üyelerden birisi tarafından imzalanır. Ancak, çalışma komisyonları yazışmalarını dernek müşavirinin bilgisi dahilinde yapar.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çalışma Gruplarının Çalışma Usul ve Esasları   

 

Çalışma Gruplarının Oluşumu

Madde 15 – Yönetim Kurulu tarafından, araştırma ve değerlendirme yapılmasına ihtiyaç duyulan alanlarda çalışmalar yapmak üzere devamlı veya geçici çalışma grupları oluşturulabilir. Çalışma Grubunun oluşturulmasına ilişkin Yönetim Kurulu Kararında, grubun oluşturulma amacı ile ne kadar süre için oluşturulduğu belirtilir.  Çalışma grupları ile Yönetim Kurulu arasındaki iletişimi Müşavir sağlar. Çalışma Gruplarının en az üç Dernek üyesi ile oluşturulması zorunludur. Çalışma Gruplarının üyeleri, nitelikleri, bilgi ve becerileri göz önüne alınarak istekli olan Dernek üyeleri arasından Yönetim Kurulunca belirlenir. Belirlenen bu Çalışma Grubu üyeleri kendi aralarından bir üyeyi Grup Başkanı seçerler ve Yönetim Kuruluna iletmek üzere Müşavire bildirirler. Çalışma gruplarının kaldırılması ile grup başkanı ve üyelerinin kendi istekleri üzerine veya açık bir gerekçe ortaya koymak şartıyla resen grup üyeliğinden çıkarılmalarına Yönetim Kurulu yetkilidir.   

 

Grupların Çalışma Usul Esasları

Madde 16 – Grup Başkanı; Grubun toplantı ve çalışmalarının organizasyonundan, grup üyeleri arasındaki iletişimin ve Yönetim Kurulu ile iletişimin sağlanmasından, Yönetim Kurulunca verilen işlerin zamanında sonuçlandırılması için gereken önlemleri almaktan ve çalışmaları yapmaktan, çalışma alanı ile ilgili Yönetim Kuruluna danışmanlık yapmaktan, gerektiğinde Yönetim Kurulu toplantılarına gündem önerisi sunmaktan, çalışma sonuçlarına ilişkin Yönetim Kuruluna bilgi ve rapor sunmaktan sorumludur. Grup üyeleri de çalışma alanlarında gereken inceleme ve araştırmayı yapmaktan, diğer grup üyeleri ile işbirliği içerisinde çalışmaktan ve Grup Başkanına önerilerini sunmaktan sorumludurlar. Grupların toplantı ve çalışma zamanları, grup üyelerinin ve çalışmanın durumu göz önüne alınarak Grup Başkanı tarafından belirlenir.    

 

Oluşturulan Devamlı Çalışma Grupları

Madde 17 – Dernek bünyesinde üç adet devamlı çalışma grubu oluşturulmuştur. Bunlar; “Uzman Yardımcılığı Faaliyetleri Grubu”, “Mali Mevzuat ve Uygulamalarını İzleme ve Değerlendirme Grubu” ile “Yayın Grubu” dur.

Uzman Yardımcılığı Faaliyetleri Grubu

Madde 18 – “Uzman Yardımcılığı Faaliyetleri Grubu” nun görev alanı, uzman yardımcısı alım aşamasından (sınavlar da dahil), uzmanlığa geçiş aşamasına kadar devam eden süreçte yer alan mevzuat ve uzman yardımcılarının sorunları ile beklentilerine yönelik her türlü çalışmayı yapmaktır. Grup bu amaçla, uzman yardımcılığı sınavına girecek adaylar için internet ortamında yayımlanmak üzere meslek ve sınavlar hakkında bilgilendirici dokumanlar hazırlar ve Yönetim Kuruluna sunar. Uygulamalar ve yaşananlar sonucunda elde edilen verileri derler düzenler. Gerekmesi halinde uzman yardımcılarına ilişkin mevzuat değişiklikleri ve Maliye Bakanlığı ile diğer Kurumların uygulamalarına yönelik öneri raporları hazırlar. Kurumların ve Maliye Bakanlığının Mali Hizmetler Uzmanlığı Yönetmeliği kapsamında uyguladıkları eğitimlerden haberdar olur ve uzman yardımcılarının yetiştirilme şekillerine, eğitim içeriklerine yönelik raporlar ve öneriler hazırlar. Uzman yardımcılarının araştırma konusu seçiminde yardımcı olur ve rapor hazırlıklarında karşılaştıkları sorunlara çözümler üretir. Yeterlilik sınavına yönelik çalışmalar yapar, gerekirse yeterlilik sınavına girecek uzman yardımcıları için eğitim programları hazırlayarak Yönetim Kuruluna sunar. Uzman Yardımcıları ile mümkün olduğunca iletişim halinde olur ve sorunların Yönetim Kurulunda görüşülmesini sağlar.    

  

 Mali Mevzuat ve Uygulamalarını İzleme ve Değerlendirme Grubu

Madde 19 – “Mali Mevzuat ve Uygulamalarını İzleme ve Değerlendirme Grubu” nun görev alanı; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve tali mevzuatı, harcama  mevzuatı, harcırah mevzuatı ve uygulamalarına ilişkin sorunlar konusunda çalışmalar yapmaktır. Bu amaçla, ilgili mevzuatı ve meydana gelen değişiklikleri devamlı takip eder. Mevzuatın uygulanmasına yönelik sorunların tespiti amacıyla, uzman ve uzman yardımcıları veya iletişim kurulabilecek diğer personel aracılığıyla Kamu Kurumlarının uygulamalarını takip etmeye çalışır. Mevzuatta yer alan uyumsuzluklar ve uygulamaya yönelik tespit edilen sorunlar ile çözüm önerilerini Yönetim Kuruluna raporlar. Ayrıca bu grup, mali mevzuat ve uygulamaları konusunda gerçek ve tüzel kişilere görüş verme yetkisine sahiptir.  

 

Yayın Grubu

Madde 20 – “Yayın Grubu” nun görev alanı, Dernek tarafından çıkarılacak basılı yayınlar (Kitap, dergi vb.) ve web sitesinde yayımlanacak makale, görüş yazısı vb. hakkında incelemeler ve değerlendirmeler yaparak önerilerini Yönetim Kuruluna sunmaktır. Bu amaçla, Dernek üyelerinin ve diğer uzmanlar ile uzman yardımcılarının görüşlerini, mevzuata ve uygulamaya yönelik düşüncelerini içeren makaleler ve yazılar yazmasını teşvik edecek yöntemler konusunda araştırmalar yapar. Dernek üyeleri ile diğer kişiler tarafından yayımlanmak üzere Derneğe gönderilen makaleleri inceler, yayımlanmasının uygun olup olmadığı konusunda Yönetim Kuruluna görüş sunar. Diğer kamu personel derneklerinin çıkarttığı yayınları ve uygulamalarını izler. 

  

BEŞİNCİ BÖLÜM

Geçici ve Son Hükümler

Yürürlük

Madde 21 – Bu Usul ve Esasların uygulanmasına 28/07/2011 tarihinde Yönetim Kurulunca karar verilmiştir. 

Yürütme

Madde 22 – Bu Usul ve Esaslarda yer alan hükümleri Yönetim Kurulu yürütür.

 

Geçici Madde 1: Bu Usul ve Esasların 15 inci maddesinde oluşturulduğu belirtilen Devamlı Çalışma Gruplarının faaliyetlerine başlayabilmeleri için yapılması gereken Grup üyesi belirleme işlemleri ve diğer işlemler, Usul ve Esasların Derneğin web sitesinde yayınlandığı tarihi takip eden 2 (iki) ay içerisinde sonuçlandırılır. Bunun sağlanabilmesi için her türlü yolla (Web sitesi, e-posta, telefon vb) Dernek Üyelerine gerekli duyuru yapılır ve istekli olanların katılımı sağlanır. 

Geçici Madde 2: Dernek web sitesinin yönetimi ile ilgili olarak Usul ve Esasların muhtelif maddelerinde Basın Sekreterinin sorumluluğunda yürütülmesi gerektiği belirtilen görevler, bir süre için Basın Sekreteri, Koordinatör ve Sosyal İşler Sekreteri tarafından ortaklaşa yürütülür.

 

Yavuz ATEŞ

   Başkan

  

Bahri AKGÜL             Hüseyin GÜLER          Ümmet ATAY             Mehmet SUSAM       

Genel Sekreter                   Müşavir                       Sayman