Konu: Genel Kurul ve Yönetim Kurulu Toplantılarının Elektronik Ortamda Yapılması

Değerli meslektaşlarımız,

Bilindiği üzere Mali Hizmetler Uzman ve Uzman Yardımcıları; Bakanlıklar ve bağlı, ilgili, ilişkili kuruluşlar, Üniversiteler, Sosyal Güvenlik Kurumları, Mahalli İdareler ve diğer kamu kurum ve kuruluşlarında istihdam edilmektedir. Bu bakımdan, Derneğimiz genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesi hususu, mesleğimizi icra etmek üzere Ülkemizin dört bir yanında görev yapan meslektaşlarımızın söz konusu toplantılara katılabilmeleri ve demokrasi adına önem arz etmektedir. 

Konuya ilişkin, Dernekler Yönetmeliğinin “Genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılması” başlıklı 15/A maddesinde;

“Kanunun ek 2 nci maddesi uyarınca dernekler, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda da yapabilirler.

Dernekler elektronik ortamda yapılacak genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını Bakanlık Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü tarafından uygun görülüp onaylanan elektronik sistemler üzerinden yapabilirler. Söz konusu sistemlere işlenecek veriler, 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun ilgili hükümlerine uygun olarak işlenir ve muhafaza edilir.

Genel kurul yapılmasına ilişkin alınan yönetim kurulu kararında ve genel kurul ilanında genel kurulun hangi yöntemle yapılacağı belirtilir. Elektronik ortamda alınacak yönetim kurulu kararları fiziksel ortamda tutulan yönetim kurulu karar defterinden ayrı olarak tarih ve sıra sayısı ile elektronik ortamda saklanır.

…

Elektronik ortamda yapılacak dernek genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına katılacak üyeler sisteme, güvenli elektronik imza veya iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanarak giriş yaparlar. Kullanılacak elektronik sistemlerin, fiziki ortamda yapılan toplantılardaki divan oluşturma, oylama, söz alma, önerge verebilme ve benzeri tüm işlemlerin elektronik ortamda da yapılabilmesini sağlayan tasarım, yedekleme ve mevzuata uygun arşivleme kapasitesine; yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması gerekmektedir.

Fiziki ortamda gerçekleştirilen toplantıların mevzuata aykırı yapılması durumunda uygulanan yaptırımlar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerlidir.”

Hükümleri yer almaktadır.

Anılan hükümlerden de anlaşılacağı üzere, Derneğimiz genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesi için kullanılacak elektronik sistemin de, sürece ilişkin tüm işlemlerin elektronik ortamda yapılabilmesini sağlayan tasarım, yedekleme ve mevzuata uygun arşivleme kapasitesine; yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması gerekmektedir. Ancak söz konusu toplantıların elektronik ortamda yapılabilmesine imkan sağlayacak altyapının oluşturulması konusunda Derneğimiz tarafından gerekli çalışmalar başlatılmış olsa da henüz süreç tamamlanamadığından, yaklaşan Derneğimiz 10. Genel Kurul Toplantısının elektronik olarak yapılabilmesi imkanı bulunmamaktadır.

Saygılarımızla.

Mali Hizmetler Uzmanları Derneği Yönetim Kurulu